Siklus Pembelian

Posting kali ini bakalan ngebahs tentang siklus pembelian. Siklus pembelian dibagi menjadi dua, yaitu: pembelian kredit dan pembelian tunai. Pembelian tunai dan pembelian kredit memiliki perbedaan pada cara pelaporannya dan waktu pembayarannya.

Peranan masing-masing Divisi dalam Proses Pembelian

Gudang:

Melakukan pengecekkan barang yang akan dibeli dan membuat surat permohonan pembelian. Bagian gudang akan melakukan penyimpanan barang dan mencatat barang yang masuk dan keluar dari gudang sehingga dapat mencatat jumlah persediaan perusahaan. Mengesahkan Laporan penerimaan barang beserta faktur apabila sesuai dengan jumlah barang yang diterima dan memberikannya ke bagian akuntansi.

Bagian pembelian:

Menerima surat permohonan pembelian dari gudang, memilih pemasok dan membuat perjanjian syarat pembelian dan pengirimannya. Departemen pembelian bertugas membatalkan permintaan pembelian apabila anggaran tidak mencukupi, kurang otorisasi, atau alasan-alasan lain.

Bagian pembelian juga bertugas untuk memilih pemasok (melakukan perbandingan harga) dengan membuat SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga), menerima SPH dari pemasok dan melakukan persetujuan sistem pembayaran,harga,dll. Kemudian menyajikan dan mendistribusikan order pembelian untuk permintaan yang dibuat.

Memberikan rangkapan SOP (Surat Order Pembelian) kepada gudang unuk memverifikasi kebenaran order pembelian sesuai dengan kebutuhan dalam permintaan pembelian) dan pemasok untuk melakukan pembelian kepada pemasok.

Pemasok:

Menerima SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) dan membuat SPH (Surat Penawaran Harga). Menerima SOP (Surat Order Pembelian) dan menyiapkan barang, faktur, dan surat pengantar. Melakukan pengiriman barang.

Bagian Penerimaan:

Membuat laporan penerimaan barang berdasarkan SOP (Surat Order Pembelian), kemudian menerima barang yang dikirim oleh pemasok dan melakukan pengecekkan berdasarkan faktur, Laporan Penerimaan Barang, dan SOP (Surat Order Pembelian). Menandatangani faktur dan membuat laporan penerimaan barang untuk bagian gudang dan satu disimpan sebagai arsip. Memindahkan barang yang diterima ke bagian gudang beserta LPB (Laporan Penerimaan Barang) dan faktur.

Bagian akuntansi:

Melakukan pembayaran dan pencatatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Dalam pembelian kredit mencatat piutang dan membuat pembukan (laporan keuangan) dan memberikan ke pimpinan untuk diperiksa dan disahkan. Bagian akuntansi memiliki beberapa bagian yang khusus menangani dalam hal pengeluaran kas, bagian utang dan piutang, dan bagian pembukuan. Dalam hal pembelian dilakukan secara tunai maka akan melibatkan pihak akuntansi bagian pengeluaran kas dan bagian pembukuan, sedangkan pada pembelian kredit melibatkan bagian utang dan bagian pembukuan.

Pimpinan:

Melakukan pemeriksaan laporan keuangan dan mengesahkan laporan keuangan.

Delivery Order:

Melakukan pendistribusian barang dari pemasok ke Pembeli beserta dengan faktur dan Surat Pengantar.

Klik Spoiler Berikut: